部員名(HN)について

おはようございます。
管理人は夜行性なのでたった今寝る前の部室管理チェックをしていたのですが、
部員名についてです。

入部届をどうしているかといいますと、あれはメールでこちらに届くので、
それをメールフォルダーにいれて管理しています。問い合わせや相談があったとき病気症状や年齢を確認するのに使っています。(応じた配慮をするため)
ちなみにExcelデータにもしていますが、そっちは統計データの為です。この統計で「～～な子が多いから～～な配慮をしよう」と考えたりしています。
※入部届の個人情報を公開することは決してありません！

あとはサイトの方で、登録メールアドレスの管理をしています。(部室のメールはそこから一斉送信で送ってます)
入部届に出してもらった名前でメールアドレスの管理をしているのですが、
ここ部室SNSや掲示板、部誌などで、別の名前を使われてしまうと、誰なのかわからなくなってしまいます…
部室で投稿してる子とまだしてない子のグループに分けて違うメール送ったりしてるので、名前の一致は必要です。
あと何か連絡したいときに困る！

名前については、
部室内で統一することは書いたと思うのですが、変更については確かに何も言っていなかった…！！と今さらながら気付きました。

登録情報と一致出来るようにする為、部で使う名前を変更するときは、メニューの【管理室】から部員登録情報の変更ボックスを使ってください。
上手く表示されない場合は、公式へのメッセージで伝えてくださっても構いません。
既に変えてる子、メッセージください！


P.S 部のお知らせは部誌内に置いてあって、SNSでお知らせだとタイムラインで流れて行ってしまうからという理由だったのですが、どうやらここは公式が投稿すると通知する機能があるらしいので、こっちを使った方がいいかもしれませんね！考え直します。